Sebagaimana diamanatkan dalam Pasal 123 ayat (1) HIR (Reglemen Indonesia Yang Diperbarui / Het Herziene Indonesisch Reglement) atau Pasal 147 ayat (1) RBG (Reglemen Acara Hukum Untuk Daerah Luar Jawa Dan Madura / Reglement Tot Regeling Van Het Rechtswezen In De Gewesten Buiten Java En Madura) bahwa:

“Kedua belah pihak, kalau mau, masing-masing boleh dibantu atau diwakili oleh seseorang yang harus dikuasakannya untuk itu dengan surat kuasa khusus, kecuali kalau pemberi kuasa itu sendiri hadir. Penggugat dapat juga memberi kuasa itu dalam surat permintaan yang ditandatanganinya dan diajukan menurut pasal 118 ayat (1) atau pada tuntutan yang dikemukakan dengan lisan menurut pasal 120; dan dalam hal terakhir ini, itu harus disebutkan dalam catatan tentang tuntutan itu.”

Selaras dengan pengaturan tersebut, Buku II Pedoman Pelaksanaan Tugas dan Administrasi Pengadilan mengatur bahwa yang dapat bertindak sebagai Kuasa / Wakil dari Penggugat / Tergugat atau Pemohon di Pengadilan adalah Advokat (sesuai dengan Pasal 32 Undang-Undang Nomor 18 Tahun 2003 tentang Advokat), Penasihat Hukum, pengacara praktik, dan konsultan hukum yang telah diangkat pada saat Undang-Undang Advokat mulai berlaku dinyatakan sebagai Advokat.

Kuasa / Wakil tersebut harus memiliki surat kuasa khusus yang harus diserahkan di persidangan atau pada saat mengajukan gugatan / permohonan. Surat kuasa khusus ini harus mencantumkan secara jelas bahwa surat kuasa itu hanya dipergunakan untuk keperluan tertentu dengan subyek dan obyek yang tertentu pula. Tidak hanya itu, dalam surat kuasa khusus ini juga harus dengan jelas disebut para pihak yang terlibat seperti siapa yang berkedudukan sebagai Penggugat ataupun Tergugat.

Dalam surat kuasa khusus tersebut juga dibubuhkan meterai sebagaimana ketentuan Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2020 tentang Bea Meterai Pasal 3 ayat (1) huruf a dan (2) huruf a ketentuan tersebut mengatur bahwa bea meterai dikenakan atas dokumen yang dibuat sebagai alat untuk menerangkan mengenai suatu kejadian yang bersifat perdata, yang meliputi salah satunya seperti surat perjanjian, surat keterangan, surat pernyataan atau surat lainnya yang sejenis, beserta rangkapannya. Lebih lanjut dalam penjelasan ketentuan tersebut, dinyatakan bahwa yang dimaksud dengan surat lainnya adalah surat yang sejenis dengan surat pernyataan, antara lain surat kuasa, surat hibah dan surat wasiat.

Untuk keperluan penyelesaian perkara perdata, sebelum diserahkan kepada Hakim di persidangan, surat kuasa khusus harus terlebih dahulu didaftarkan. Pendaftaran surat kuasa khusus dilakukan pada PTSP (Pelayanan Terpadu Satu Pintu) Pengadilan di bagian Kapaniteraan Hukum sebagaimana diatur dalam Surat Keputusan Direktur Jenderal Badan Peradilan Umum Mahkamah Agung RI Nomor 934/DJU/SK.OT1.6/III/2025 tentang Pembaharuan Standar Operasional Prosedur (SOP) Penanganan Perkara Dan Layanan Pengadilan Pada Pengadilan Tinggi Dan Pengadilan Negeri khususnya mengenai Pendaftaran Surat Kuasa Khusus. Ketentuan ini menetapkan syarat-syarat pendaftaran surat kuasa khusus sebagai berikut:

1. Asli dan salinan / fotokopi Surat Kuasa Khusus;
2. Fotokopi Kartu Advokat;
3. Fotokopi Berita Acara Penyumpahan dari Pengadilan Tinggi

Apabila syarat tersebut telah terpenuhi maka pendaftaran surat kuasa khusus akan diproses dan dicatatkan pada Register Surat Kuasa serta dikenakan PNBP (Penerimaan Negara Bukan Pajak) sejumlah Rp 10.000,00 (sepuluh ribu rupiah) dan setelah itu, surat kuasa khusus tersebut bisa dipergunakan dalam proses persidangan.

Dasar Hukum:

1. HIR (Reglemen Indonesia Yang Diperbarui / Het Herziene Indonesisch Reglement);
2. RBG (Reglemen Acara Hukum Untuk Daerah Luar Jawa Dan Madura / Reglement Tot Regeling Van Het Rechtswezen In De Gewesten Buiten Java En Madura);
3. Undang-Undang Nomor 18 Tahun 2003 tentang Advokat (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 49, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4288);
4. Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2020 tentang Bea Meterai (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2020 Nomor 240, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6571);
5. Buku II Pedoman Pelaksanaan Tugas dan Administrasi Pengadilan;
6. Surat Keputusan Direktur Jenderal Badan Peradilan Umum Mahkamah Agung RI Nomor 934/DJU/SK.OT1.6/III/2025 tentang Pembaharuan Standar Operasional Prosedur (SOP) Penanganan Perkara Dan Layanan Pengadilan Pada Pengadilan Tinggi Dan Pengadilan Negeri.